Wat breng jij mee naar Fantasy Fest?

Meedoen aan Fantasy Fest kan met eigen standbouw of met een kant en klare kraam.
Alle genoemde bedragen gelden voor twee dagen en zijn exclusief btw.

Goed om te weten voordat je je inschrijft!

Wat leuk dat je overweegt om deel te nemen aan Fantasy Fest! Voordat je je inschrijft, is het natuurlijk fijn om te weten waar je aan toe bent. Daarom hebben we de belangrijkste punten uit onze algemene voorwaarden voor je op een rijtje gezet.

Zo weet je precies wat je kunt verwachten en kom je niet voor verrassingen te staan.

Wil je alles rustig nalezen? Raadpleeg dan de volledige algemene voorwaarden.

Annuleren: hoe zit dat?

We hopen natuurlijk dat je deelname aan Fantasy Fest gewoon doorgaat! Toch kan er altijd iets onverwachts gebeuren waardoor je niet kunt deelnemen. Daarom is het goed om vooraf te weten welke regels en kosten gelden bij een annulering.

1. Een inschrijving is bindend. De overeenkomst voor deelname kan niet eenzijdig door de deelnemer worden gewijzigd of ingetrokken.
2. Toch verhinderd? Bij bijzondere omstandigheden kun je uitsluitend een schriftelijk verzoek tot annulering indienen bij de organisatie. De organisatie beoordeelt dit verzoek.
3. Welke annuleringskosten gelden er? De hoogte van de kosten is afhankelijk van het moment waarop je annuleert:
   • Tot 2 maanden voor aanvang van de beurs: 25%
   • Van 2 maanden tot 1 maand voor aanvang: 50%
   • Van 1 maand tot 14 dagen voor aanvang: 75%
   • Binnen 14 dagen voor aanvang: 100%
   • Niet afmelden, niet komen opdagen en/of de beursvloer vroegtijdig verlaten: 200%
4. Je ontvangt altijd een bevestiging. De organisatie bevestigt een annulering schriftelijk.
5. Let op bij ziekte of een last-minute annulering. Ook bij ziekte, waaronder een coronabesmetting, blijven de volledige reserveringskosten verschuldigd als je op het laatste moment annuleert. We raden je daarom aan om zelf een annuleringsverzekering af te sluiten.

Eén dag deelnemen?

Fantasy Fest is opgezet als een evenement waarbij je deelneemt voor de volledige beursduur. Deelname voor slechts één dag is daarom niet mogelijk. Wel is het mogelijk de stand te delen met iemand die bijvoorbeeld een dag voor je kunt overnemen.
Gelieve dit onderling regelen.

Betalen: zo werkt het

Zorg ervoor dat je factuur vóór aanvang van de beurs volledig is betaald. Zonder betaling ontvang je geen deelnemerskaarten en krijg je dus geen toegang tot de beursvloer.

Betalen met contant geld of afrekenen tijdens de beurs is helaas niet mogelijk. Regel je betaling dus op tijd, zodat je je volledig kunt richten op de voorbereidingen voor Fantasy Fest!

Wierook, kaarsen en open vuur

We willen er samen voor zorgen dat Fantasy Fest voor iedereen een prettige én veilige ervaring is. Daarom gelden er een paar afspraken:

• Wierook: je mag wierook gebruiken tot 10.00 uur. Daarna vragen we je om geen nieuwe wierook meer aan te steken. Dit doen we vanwege klachten van bezoekers en het overmatige gebruik door standhouders.
• Kaarsen en open vuur: vanwege de brandveiligheid zijn echte kaarsen en open vuur niet toegestaan. Wil je jouw stand toch sfeervol verlichten met kaarslicht? Kies dan voor mooie kaarsen op batterijen. Zo creëer je dezelfde warme sfeer, zonder brandgevaar.

Deelnemers regelementen

Regels voor deelname

Hieronder tref je een aantal regels aan waar je je als standhouder aan dient te houden als je deelneemt aan Fantasy Fest.

1.   Aanbod

• Transparantie over AI-gebruik
  Fantasy Fest stimuleert creativiteit en innovatie. Om een eerlijke beoordeling te waarborgen, zijn deelnemers verplicht om bij de inschrijving aan te geven of en in welke mate kunstmatige intelligentie (AI) is gebruikt bij het ontwerp, de uitwerking of de productie van de inzending. Dit geldt voor zowel volledig als gedeeltelijk met AI gegenereerde of bewerkte content. De organisatie kan om een nadere toelichting vragen. Het niet melden van AI-gebruik kan leiden tot uitsluiting van volgende beursdeelname.

• Passend assortiment
  Fantasy Fest streeft naar een gevarieerd en kwalitatief aanbod dat aansluit bij de belevingswereld van het evenement. De organisatie beoordeelt daarom of het aangeboden assortiment past binnen het thema en de uitstraling van Fantasy Fest. De organisatie behoudt zich het recht voor om producten of diensten die hier niet bij aansluiten te weigeren of tijdens het evenement te laten verwijderen. Deelnemers dienen aanwijzingen van de organisatie hierover op te volgen.

• Voedselveiligheid en HACCP
  Deelnemers die etenswaren en/of dranken bereiden, verkopen of verstrekken, zijn verplicht de geldende wet- en regelgeving op het gebied van voedselveiligheid en hygiëne na te leven. Daarnaast dienen zij vóór deelname het door de organisatie verstrekte HACCP-/voedselveiligheidsformulier volledig ingevuld en ondertekend te retourneren. Indien dit formulier niet tijdig is ontvangen of niet is ondertekend, kan de deelnemer niet deelnemen aan Fantasy Fest. De organisatie behoudt zich tevens het recht voor een deelnemer uit te sluiten indien niet aan de gestelde voedselveiligheidseisen wordt voldaan.

2.    Stand

• Aankleding

De afmeting van de stands is 3m x 1m. Alle stands zijn overkapt met rode luifeltjes en zijn verlicht met vier tot zes gloeilampen. Het is niet toegestaan om voorwerpen aan de prikverlichting te hangen. Indien u iets aan/achter de stand wenst te bevestigen, dient dit met zelf meegebrachte klemmen te gebeuren. Gebruik van nietjes, spijkertjes, plakband etc. is niet toegestaan. Let op: dit geldt dus ook voor dubbelzijdige tape op de vloer!

Wij vragen van onze standhouders om er zorg voor te dragen dat de stand er gedurende het weekend netjes uit ziet. Dit betekent onder andere het gebruik van een doek op de stand voordat er producten op geplaatst worden, zodat dozen en voorraad onder de stand uit het zicht opgeborgen worden. Op deze manier kunnen bezoekers aan de voor- en zijkant niet onder de stands kijken en zorgen we samen voor een professionele uitstraling. De afmeting van de stand is 3 meter lang, 1 meter diep en 80 cm hoog. Als afmeting van het doek kunt u

• Prikverlichting

Het is toegestaan om de lampjes van de prikverlichting te wisselen voor eigen (LED)verlichting, mits deze niet meer dan 8watt zijn per lamp.

• Uitbouwen en extra ruimte naast de stand

Om de gangpaden vrij te houden van obstakels is het nadrukkelijk niet toegestaan om uw stand naar de voorkant of zijkant uit te bouwen of een tafel of producten te plaatsen naast de stand. Het is dus helaas ook niet toegestaan om de extra ruimte tussen uw stand en die van de buren vol te bouwen. Hier zal tijdens de opbouw op toegezien worden. Mocht u dit toch willen, dan kan u hier op voorhand extra m² voor bijboeken zodat wij hier rekening mee kunnen houden op de plattegrond. Een banner plaatsen tussen uw stand en die van de buren mag alleen in overleg met uw buren.

• Verplaatsen van stands

Het is ten strengste verboden om zelf de marktkramen te verplaatsen. Moet er iets verschoven worden? Vraag dit dan bij de beursorganisatie zodat het opbouw-team dit indien mogelijk op een veilige manier voor u kan doen.

• Opslag

Mits afgedekt mag u van vrijdag op zaterdag en zaterdag op zondag uw spullen laten staan. Er zal gedurende de nacht bewaking aanwezig zijn. Echter, De Broodfabriek is niet aansprakelijk voor diefstal of beschadiging voor, tijdens of na de beurs. Wij adviseren om hier zelf een verzekering voor af te sluiten.

3. Deelname

• Deelnemersbewijs voor standhouders

Wij hebben veiligheid hoog in het vaandel staan. Per kraam ontvangt u twee polsbandjes. Deze dient u gedurende het gehele weekend zichtbaar om uw pols te dragen en te kunnen tonen indien hier om gevraagd wordt. Het is niet toegestaan de polsbandjes los bij u te dragen. Hier wordt streng op gecontroleerd.

• Stand delen

Het is niet toegestaan een stand te delen zonder hiervoor voorafgaand aan de beurs toestemming te vragen bij de beursorganisatie.

• Open vloeroppervlakte – tent

Op last van de  brandweer willen wij graag benadrukken dat als je een tent wilt plaatsen op een open vloeroppervlakte dien je zelf voor een eigen brandblusser te zorgen.

• Betaling factuur

De factuur dient voor de vervaldatum op de factuur betaald te zijn, uiterlijk twee weken voor beursaanvang. Mocht dit niet het geval zijn dan kan de deelname door de beursorganisatie eenzijdig geannuleerd worden.

Let op: in geval van annulering door uitblijven van betaling worden er 100% annuleringskosten in rekening gebracht.

• Verzuim

De beurs begint beide dagen om 12:00 uur. Mochten wij merken dat u (zonder bericht) er niet bent, dan vragen vullen wij de stand op en bent u deze kwijt. Om dit te voorkomen, laat ons tijdig weten waarom u er (nog) niet bent. Als u het gehele weekend verhinderd bent zonder berichtgeving, is deelname voor een volgende beurs uitgesloten. Let op: annuleren kort voor de beurs bedraagt 100% annuleringskosten. Bij niet op komen dagen krijgt u een boete en betaalt u 200% annuleringskosten. Meer informatie over annuleringskosten leest u hier.

• Onderlinge wisseling standhouder

Het is op Fantasy Fest niet toegestaan iemand anders deel te laten nemen onder jouw reservering/ de reservering onderling door te geven.

• Hygiëne

We verzoeken deelnemers gedurende het weekend geen etensresten te laten slingeren in verband met hygiëne.

• Schoonmaak

Na afloop van de beurs dient de gehuurde standruimte (stand en vloer) schoon achtergelaten te worden. Lege dozen, vuilnis etc dient buiten in de containers weggegooid te worden. Bij het niet schoon achterlaten van de stand kunnen schoonmaakkosten in rekening gebracht worden.

4. Tijdens de beurs

• Flyers, banners en het aanspreken van bezoekers

Flyers uitgeven is uitsluitend toegestaan van achter uw eigen standplaats. Daarnaast mogen flyers enkel neergelegd worden op de daarvoor bestemde flyertafel, vraag ernaar bij de beursorganisatie. Flyers die op een andere plek liggen dan de flyertafel worden verwijderd en weggegooid.

Eventuele roll-up banners, posters en andere reclame-uitingen dienen uitsluitend achter/in uw stand geplaatst te worden. Mocht u een banner naast de stand willen plaatsen, overleg dit dan altijd met uw buren.

Het is niet toegestaan gangpaden te blokkeren.

Het is niet toegestaan om posters op te hangen ergens anders dan in/achter uw eigen stand, deze worden verwijdert en weggegooid.

Het is ten strengste verboden om vanuit gangpaden bezoekers aan te spreken, ongeacht de dienst/artikelen welke aangeboden worden. Mochten wij merken dat dit toch gebeurt, zijn wij genoodzaakt u te verwijderen van de beurs.

• Nooduitgangen, brandslangen en gangpaden

Nooduitgangen, brandslangen en gangpaden voor standhouders (het pad waar u met een collega-standhouder rug-aan-rug staat) dienen ten alle tijden vrij gehouden te worden. Het is niet toegestaan om buiten de door u gehuurde standruimte producten te plaatsen tenzij anders overeengekomen met de organisatie.

• Wierook en kaarsen

Op de Fantasy Fest is het niet toegestaan om wierook te verkopen of branden. In verband met brandveiligheid verzoeken wij u om kaarsen te gebruiken op batterijen.

• Huisdieren

Honden zij toegestaan mits het hulphonden zijn. Hulphonden dienen zichtbaar een tuigje te dragen. Ook zijn honden toegestaan mits ze in een afsluitbaar wagentje zitten.

Tot slot

Bovenstaande huisregels van De Broodfabriek dragen bij aan een positieve beleving onder collega-standhouders, bezoekers en organisatie. Ons verzoek om deze huisregels na te leven tijdens het beursweekend. Aanwijzingen van medewerkers of de daarvoor bevoegde personen, die verband houden met bovenstaande huisregels, dienen binnen De Broodfabriek en in de directe omgeving ten alle tijden stipt opgevolgd te worden.

Bij wangedrag naar collega standhouders, bezoekers of medewerkers van De Broodfabriek of het niet naleven van bovenstaande huisregels, zal per omgaande uitsluiting volgen voor verder deelname aan beurzen/evenementen van De Broodfabriek.

Mocht u in uw omgeving iets opvallen, laat het de organisatie weten. De organisatie is te bereiken via mail: fantasy-fest@de-broodfabriek.nl of het mobiele beurstelefoonnummer dat gecommuniceerd wordt in de week voor de beurs.

Wij vertrouwen op uw begrip en medewerking en kijken uit naar een succesvol beursweekend!

Heb je nog vragen?

We helpen je graag op weg! Neem gerust een kijkje bij onze veelgestelde vragen. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met de organisatie van Fantasy Fest. We helpen je graag verder!

We kijken ernaar uit om er samen een fantastische Fantasy Fest van te maken!

Parkeren bij De Broodfabriek

In de omgeving van De Broodfabriek kan je betaald parkeren aan de straat. De reguliere kosten hiervan zijn €2,15 per uur tussen 12:00 en 00:00, van maandag t/m zondag (zone 32275). Betalen kan via jouw parkeerapp, of via de betaalautomaat tegenover de hoofdingang van De Broodfabriek.

Parkeergarage P1 (Van Gijnstraat 16)
De ingang van parkeergarage P1 bevindt zich aan de Van Gijnstraat 16. Let op, deze parkeergarage is niet toegankelijk voor minder-validen. Voor parkeren in P1 betaal je € 2,50 per uur, met een maximaal dagtarief van € 15,00. Let op: In P1 kan je uitsluitend per pin betalen.

Parkeerterrein P2 (Volmerlaan 12, naast hoofdingang)
Naast de hoofdingang van De Broodfabriek ligt parkeerterrein P2. Op dit terrein is het mogelijk om te parkeren met auto’s, motoren en (brom)fietsen. De kosten van het parkeren van voertuigen op parkeerterrein P2 bedragen €10,- per dag (let op: uitsluitend vooraf en per pin betalen). Scooters en (brom)fietsen kunnen gratis geparkeerd worden.

Parkeerterrein P3 (Lange Kleiweg, uitsluitend laad/los terrein)
Aan de achterzijde van de Broodfabriek bevindt zich parkeerterrein P3. Deze is uitsluitend voor standhouders om te laden en te lossen. Standhouders kunnen op zaterdag- en zondagochtend tot 10:00 uur en zaterdag en zondagavond vanaf 17:00 uur gebruik maken van dit terrein. Om gebruik te maken van dit parkeerterrein dient er bij het oprijden een borg van €20,- betaald te worden, die bij het verlaten voor 10:00 uur weer geretourneerd wordt.

Schrijf je online in voor Fantasy Fest!

Wil je deelnemen als standhouder bij deze gezellige beurs? Dat kan door eenvoudig onderstaand formulier in te vullen. Houd er rekening mee dat er annuleringskosten in rekening kunnen worden gebracht. Bekijk hier de algemene voorwaarden. Schrijf je dus alleen in als je zeker weet dat je echt onderdeel wilt uitmaken van Fantasy Fest.

Wil je deelnemen met catering? Klik dan hier voor het inschrijfformulier.

Let op: Het formulier is pas echt verzonden als dat in het scherm verschijnt. Klik dus niet te vroeg weg voor eventuele foutmeldingen.

De volgende editie van Fantasy Fest ‘The Garden of Living Things zal plaatsvinden op 27 & 28 februari 2027.

Foodtruck & catering

Interesse in deelname als foodtruck of catering bij Fantasy Fest?

Voor foodtruck of catering bedrijven geldt een beperkte beschikbaarheid en daarmee een aparte aanmeldprocedure. Heb je interesse om je gerechten op Fantasy Fest te komen bereiden en te laten proeven aan de bezoekers? Vul dan nu het onderstaand inschrijfformulier in.

Wij laten je zo snel mogelijk weten of je bent geselecteerd voor deelname.

Hieronder vind je de data van de komende editie, inclusief de mogelijkheden om op- en af te bouwen. Let op: de definitieve tijden worden altijd schriftelijk door de organisatie naar alle deelnemers gecommuniceerd. De organisatie behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in de hieronder vermelde data en tijden.