Deelnemersreglement Fantasy Fest

Regels voor deelname

Hieronder tref je een aantal regels aan waar je je als standhouder aan dient te houden als je deelneemt aan Fantasy Fest.

Deelnemersbewijs voor standhouders
Wij hebben veiligheid hoog in het vaandel staan. Per kraam ontvangt u twee polsbandjes. Deze dient u gedurende het gehele weekend zichtbaar om uw pols te dragen en te kunnen tonen indien hier om gevraagd wordt. Het is niet toegestaan de polsbandjes los bij u te dragen. Hier wordt streng op gecontroleerd.

De stand is geopend tijdens openingstijden van de beurs
Iedereen werkt er hard voor om er een mooi weekend van te maken. We verwachten van jou als standhouder dat jouw stand geopend is tijdens openingstijden van de beurs. Dit betekent dat je stand gereed is als de beurs om 12:00 uur voor bezoekers opent. Je mag starten met het opruimen van de stand (nummers 100 – 1000) om 20:30 uur. Eerder mogen er ook geen rolkarren de hal betreden. Vanaf 20:30 zal de roldeur die toegang biedt tot P3 ook worden geopend.  Stand nummers beginnend met A t/m Z mogen vanaf 19:00 afbouwen. Vanaf dan zal de hal niet meer open zijn voor bezoekers en kunnen jullie dus rustig afbouwen.  Eerder mogen er ook geen rolkarren de hal betreden.  De roldeur die toegang biedt tot P3 zal worden geopend vanaf 19:00 uur. De roldeur die leidt naar P2 zal pas worden geopend rond 21:00 uur , zodra alle bezoekers het parkeerterrein hebben verlaten. Het is niet toegestaan de beursvloer eerder te verlaten, de stand af te dekken of eerder af te bouwen. Heb je een probleem of moet je eerder weg? Overleg dit dan altijd eerst met de beursorganisatie.

Flyers, banners en het aanspreken van bezoekers
Rondom en in De Broodfabriek is het niet toegestaan om flyers te verspreiden. Flyers uitgeven is uitsluitend toegestaan van achter uw eigen standplaats. Flyers mogen enkel neergelegd worden op de daarvoor bestemde flyertafel, vraag ernaar bij de beursorganisatie. Flyers die op een andere plek liggen dan de flyertafel worden verwijderd en weggegooid.

Eventuele roll-up banners, posters en andere reclame-uitingen dienen uitsluitend achter/in uw stand geplaatst te worden. Mocht u de banner naast de stand willen plaatsen, overleg dit dan altijd met uw buren. Het is niet toegestaan gangpaden te blokkeren. Het is niet toegestaan om posters op te hangen ergens anders dan in/achter uw eigen stand, deze worden verwijdert en weggegooid.
Het is ten strengste verboden om vanuit gangpaden bezoekers aan te spreken, ongeacht de dienst/artikelen welke aangeboden worden. Mochten wij merken dat dit toch gebeurt, zijn wij genoodzaakt u te verwijderen van de beurs.

Nooduitgangen, brandslangen en gangpaden
Nooduitgangen, brandslangen en gangpaden voor standhouders (het pad waar u met een collega-standhouder rug-aan-rug staat) dienen ten alle tijden vrij gehouden te worden. Het is niet toegestaan om buiten de door u gehuurde standruimte producten te plaatsen tenzij anders overeengekomen met de organisatie.

Open vloeroppervlakte – tent 
Op last van de  brandweer willen wij graag benadrukken dat als je een tent wilt plaatsen op een open vloeroppervlakte dien je zelf voor een eigen brandblusser te zorgen.

Aankleden standplaatsen
De afmeting van de stands is 3m x 1m. Alle stands zijn overkapt met rode luifeltjes en zijn verlicht met vier tot zes gloeilampen. Hierbij is het niet toegestaan om de prikverlichting te vervangen voor eigen verlichting of voorwerpen aan de prikverlichting te hangen. Indien u iets aan/achter de stand wenst te bevestigen, dient dit met zelf meegebrachte klemmen te gebeuren. Gebruik van nietjes, spijkertjes, plakband etc. is niet toegestaan.

U dient zelf een (tafel)kleed voor uw stand mee te nemen om de stand aan te kleden. Het creëren van een eigen ruimte (door middel van het afschermen van de zijkanten en achterkant van de stand) is toegestaan, mits dit niet de doorloop van uw collega-exposanten blokkeert. Het verzoek kleden tot vlak boven de grond te laten vallen zodat er niet door de bezoekers onder de kraam doorgekeken kan worden.  Het creëren van een eigen ruimte (door middel van het afschermen van de zijkanten en achterkant van de stand) is toegestaan, mits dit niet de doorloop van jouw collega-exposanten blokkeert.

Heb je open vloeroppervlakte afgenomen, dan dien je zelf te zorgen voor een achterwand en verlichting bij je plek. (dit geldt niet voor de extra losse m2 naast de kraam)

Verplaatsen van stands
Het is ten strengste verboden om zelf de marktkramen te verplaatsen. Moet er iets verschoven worden? Vraag dit dan bij de beursorganisatie zodat het opbouw-team dit indien mogelijk op een veilige manier voor u kan doen.

Prikverlichting
Het is niet toegestaan om de lampjes van de prikverlichting te wisselen voor eigen verlichting.

Uitbouwen en extra ruimte naast de stand
Om de gangpaden vrij te houden van obstakels is het nadrukkelijk niet toegestaan om uw stand naar de voorkant of zijkant uit te bouwen. Het is dus helaas ook niet toegestaan om de extra ruimte tussen uw stand en die van de buren vol te bouwen. Hier zal tijdens de opbouw op toegezien worden. Mocht u dit toch willen, dan kan u hier op voorhand extra m² voor bijboeken zodat wij hier rekening mee kunnen houden op de plattegrond. Een banner plaatsen tussen uw stand en die van de buren mag alleen in overleg met uw buren.

Opslag
Mits afgedekt mag u van vrijdag op zaterdag en zaterdag op zondag uw spullen laten staan. Echter, De Broodfabriek is niet aansprakelijk voor diefstal of beschadiging voor, tijdens of na de beurs.

Te laat, ziekte of niet komen opdagen
De beurs begint beide dagen om 12:00 uur. Mochten wij merken dat u (zonder bericht) er niet bent, dan vragen vullen wij de stand op en bent u deze kwijt. Om dit te voorkomen, laat ons tijdig weten waarom u er (nog) niet bent. Als u het gehele weekend verhinderd bent zonder berichtgeving, is deelname voor een volgende beurs uitgesloten. Let op: annuleren kort voor de beurs bedraagt 100% annuleringskosten. Bij niet op komen dagen krijgt u een boete en betaalt u 200% annuleringskosten. Meer informatie over annuleringskosten leest u hier. 

Betaling factuur
De factuur dient betaalt te worden voor de vervaldatum. Indien u de factuur niet op tijd betaald heeft kan dit annulering van uw deelname betekenen.

Onderlinge wisseling standhouder
Het is op Fantasy Fest niet toegestaan iemand anders deel te laten nemen onder jouw reservering/ de reservering onderling door te geven.

Wierook en kaarsen
Op Fantasy Fest is het niet toegestaan om wierook te branden. In verband met brandveiligheid verzoeken wij u om kaarsen te gebruiken op batterijen.

Huisdieren
Honden zij toegestaan mits het hulphonden zijn. Hulphonden dienen zichtbaar een tuigje te dragen. Ook zijn honden toegestaan mits ze in een afsluitbaar wagentje zitten.

Schminken
Gedurende het weekend zal er namens Fantasy Fest een schminkster aanwezig zijn. Zij zal als enigste schminken gedurende het weekend. Mocht een standhouder graag willen schminken dan moet je hiervoor contact opnemen met de organisatie.

We gaan respectvol met elkaar om
Iedereen is hier om een leuk weekend te hebben. We verwachten dan ook dat je je collegiaal opstelt naar andere standhouders en met respect met elkaar, de medewerkers van De Broodfabriek en de bezoekers om gaat.
Ben je het ergens niet mee eens of heb je problemen? Neem dan contact op met de beursorganisatie, we denken graag met je mee.

Tot slot
Bovenstaande huisregels van De Broodfabriek dragen bij aan een positieve beleving onder collega-standhouders, bezoekers en organisatie. Ons verzoek om deze huisregels na te leven tijdens het beursweekend. Aanwijzingen van medewerkers of de daarvoor bevoegde personen, die verband houden met bovenstaande huisregels, dienen binnen De Broodfabriek en in de directe omgeving ten alle tijden stipt opgevolgd te worden.

Bij wangedrag naar collega standhouders, bezoekers of medewerkers van De Broodfabriek of het niet naleven van bovenstaande huisregels, zal per omgaande uitsluiting volgen voor verder deelname aan beurzen/evenementen van De Broodfabriek.
Mocht u in uw omgeving iets opvallen, laat het de organisatie weten. De organisatie is te bereiken via mail: [email protected] of het mobiele beurstelefoonnummer dat gecommuniceerd wordt in de week voor de beurs.

Wij vertrouwen op uw begrip en medewerking en kijken uit naar een succesvol beursweekend!